HR Outsource คืออะไร แตกต่างจากการมี HR ประจำองค์กรอย่างไร
หลายองค์กรมักเข้าใจผิดว่า HR คือทีมที่ต้องมีประจำองค์กรเท่านั้น แต่ความจริงมีทางเลือกที่ช่วยให้องค์กรสามารถบริหารคนได้อย่างคล่องตัวและลดภาระงานประจำวันไปพร้อมกัน นั่นคือ HR Outsource หลายครั้งที่เจ้าของธุรกิจ SME หรือ HR Manager ต้องเผชิญกับคำถามว่า ทำไมองค์กรใหญ่หลายแห่งยังเลือกใช้บริการ HR Outsource ทั้งที่สามารถจ้าง HR ประจำได้ การเลือกแนวทางที่เหมาะสมขึ้นอยู่กับความต้องการจริงและโครงสร้างของทีม
ทำความเข้าใจ HR Outsource
HR Outsource คือการจ้างผู้ให้บริการภายนอกเข้ามาช่วยบริหารจัดการงานด้านทรัพยากรบุคคลแทนองค์กร โดยรูปแบบนี้ไม่ได้หมายความว่าต้องเลิกจ้าง HR ประจำทั้งหมด แต่เป็นการเพิ่มทีมงานผู้เชี่ยวชาญเพื่อสนับสนุนงาน HR โดยเฉพาะ งานที่มักถูก Outsource ได้แก่ งานด้าน Payroll, Recruitment, การประเมินผล, และการบริหารงานสวัสดิการต่าง ๆ
การใช้ HR Outsource ช่วยให้องค์กรเข้าถึงผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้าน โดยไม่ต้องลงทุนจ้างพนักงานประจำหลายตำแหน่ง เช่น การสรรหาพนักงานใหม่ อาจใช้บริการ recruitment agency ที่มีฐานข้อมูลผู้สมัครพร้อมและเข้าใจความต้องการของตลาดแรงงาน หรือการประเมินบุคลิกภาพและศักยภาพทีมผ่านเครื่องมือเช่น MBTI
ความแตกต่างระหว่าง HR Outsource และ HR ประจำองค์กร
ความเข้าใจผิดที่พบบ่อยคือการคิดว่า HR Outsource เหมือน HR ประจำ ทั้งที่ในความจริงมีข้อแตกต่างชัดเจน
HR ประจำองค์กร คือทีมที่อยู่ในองค์กรเต็มเวลา ทำหน้าที่ดูแลงานประจำ เช่น การสรรหา การฝึกอบรม การดูแลพนักงาน และการประเมินผล การมี HR ประจำเหมาะกับองค์กรที่มีโครงสร้างชัดเจน มีพนักงานจำนวนมาก และต้องการการสื่อสารภายในที่ต่อเนื่อง
ในขณะที่ HR Outsource เป็นบริการแบบทีมผู้เชี่ยวชาญจากภายนอกเข้ามาช่วยในงานเฉพาะด้าน องค์กรไม่ต้องแบกรับค่าใช้จ่ายประจำสำหรับการจ้าง HR หลายคน และสามารถปรับขนาดทีมตามความต้องการได้ทันที เช่น หากต้องการสรรหาพนักงานจำนวนมากในช่วงสั้น ๆ การใช้ HR Outsource จะช่วยให้ได้ทีมที่พร้อมทำงานโดยไม่ต้องสรรหาภายใน
อีกหนึ่งข้อแตกต่างสำคัญคือมุมมองเชิงกลยุทธ์ HR ประจำอาจเน้นงานประจำวันและการสื่อสารภายในองค์กร ส่วน HR Outsource เน้นงานเฉพาะด้านที่ต้องการความเชี่ยวชาญ เช่น การสร้าง Talent Pool การประเมินศักยภาพผู้สมัครผ่าน MBTI หรือการบริหารสวัสดิการและ Compliance
กรณีที่ควรใช้ HR Outsource
หลายองค์กรเลือกใช้ HR Outsource ในกรณีที่ทีม HR ประจำไม่สามารถรองรับภาระงานที่เพิ่มขึ้น หรือเมื่อต้องการความรวดเร็วและความเชี่ยวชาญเฉพาะด้าน ตัวอย่างเช่น
- องค์กร SME ที่ยังไม่มีทีม HR ขนาดใหญ่ ต้องการเริ่มระบบ Payroll และ Recruitment อย่างมืออาชีพโดยไม่ลงทุนเพิ่ม
- บริษัทที่กำลังขยายธุรกิจอย่างรวดเร็ว ต้องสรรหาพนักงานจำนวนมากในเวลาอันสั้น
- องค์กรที่ต้องการประเมินบุคลิกภาพและศักยภาพทีม เช่น ใช้ MBTI หรือเครื่องมืออื่น ๆ เพื่อจัดวางตำแหน่งและพัฒนาศักยภาพอย่างเหมาะสม
- การบริหารสวัสดิการและ Compliance ที่ซับซ้อน ทำให้การ Outsource ช่วยลดความเสี่ยงและค่าใช้จ่าย
การเลือกใช้ HR Outsource จึงเหมาะกับองค์กรที่ต้องการความยืดหยุ่นและสามารถปรับตัวได้รวดเร็วตามความต้องการธุรกิจ
ทำไมองค์กรใหญ่ถึงเลือก HR Outsource
การบริหารคนเป็นหัวใจสำคัญของทุกธุรกิจ โดยเฉพาะองค์กรขนาดใหญ่ที่มีพนักงานหลายพันคน การจัดตั้งทีม HR ประจำทั้งหมดอาจใช้ต้นทุนสูงและไม่ยืดหยุ่น ดังนั้นหลายองค์กรเลือก HR Outsource เพื่อจัดการงานที่ต้องใช้ความเชี่ยวชาญเฉพาะ เช่น การสรรหาและประเมินบุคลากร การบริหาร Payroll และการจัดการ Compliance
นอกจากนี้ การใช้ HR Outsource ยังช่วยให้ HR ประจำองค์กรมีเวลามุ่งเน้นงานเชิงกลยุทธ์ เช่น การสร้างวัฒนธรรมองค์กร การพัฒนาผู้นำ และการวางแผน Talent Pipeline โดยไม่ต้องติดอยู่กับงานประจำวัน การผสมผสานระหว่าง HR ประจำและ HR Outsource จึงเป็นกลยุทธ์ที่หลายองค์กรชั้นนำเลือกใช้เพื่อให้การบริหารคนมีประสิทธิภาพสูงสุด
การเลือกผู้ให้บริการ HR Outsource
การเลือกผู้ให้บริการ HR Outsource ควรพิจารณาความเชี่ยวชาญและความเข้าใจตลาดแรงงาน รวมถึงการใช้เครื่องมือประเมินที่เหมาะสม เช่น MBTI สำหรับการจัดวางตำแหน่ง การสรรหาผู้สมัครควรพิจารณาผ่าน recruitment agency ที่มีฐานข้อมูลและการเข้าถึงผู้สมัครตรงตามความต้องการ
อีกปัจจัยสำคัญคือการออกแบบกระบวนการทำงานร่วมกันให้ราบรื่น ระหว่าง HR Outsource และ HR ประจำองค์กร เพื่อให้ทั้งสองฝ่ายทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพและเกิดผลลัพธ์สูงสุด
ข้อคิดสำหรับองค์กรที่กำลังตัดสินใจ
การตัดสินใจเลือก HR Outsource หรือ HR ประจำองค์กรไม่ใช่เรื่องถูกหรือผิด แต่เป็นเรื่องการเลือกให้เหมาะสมกับความต้องการและความพร้อมขององค์กร การวิเคราะห์ภาระงาน ความเชี่ยวชาญที่ต้องการ และความยืดหยุ่นในการปรับตัว จะช่วยให้องค์กรตัดสินใจได้ชัดเจน
HR Outsource ไม่ได้มาแทนที่ HR ประจำ แต่เป็นเครื่องมือที่ช่วยให้องค์กรสามารถบริหารงาน HR ได้อย่างคล่องตัว ลดความซับซ้อน และสร้างความเชี่ยวชาญเฉพาะด้านให้ทีม HR ภายใน
บางครั้งการเริ่มต้นด้วย HR Outsource อาจเป็นจุดเริ่มต้นให้ SME ขยายโครงสร้าง HR ประจำในอนาคตได้อย่างมั่นคง เมื่อธุรกิจเติบโตและทีม HR ภายในพร้อมรับมือ
การบริหารคนที่ชาญฉลาดไม่ใช่การจ้างมากที่สุด แต่คือการจัดทีมให้เหมาะสมกับความต้องการและสร้างศักยภาพสูงสุดสำหรับองค์กร
สร้างทีมที่ปรับตัวได้ทุกสถานการณ์ด้วย Outsource Service จาก PRTR ไม่ใช่แค่ลดค่าใช้จ่าย แต่เป็นการเข้าถึงผู้เชี่ยวชาญ และเพิ่มประสิทธิภาพให้ทีมของคุณ ปรึกษาผู้เชี่ยวชาญ Outsource ฟรีวันนี้ เพื่อหาโซลูชันที่เหมาะกับธุรกิจของคุณ
