Onboard คนใหม่แบบ Virtual: ให้รู้สึกเป็นส่วนหนึ่งของทีมแม้ทำงานออนไลน์
การจ้างงานออนไลน์ไม่ใช่เรื่องใหม่ แต่การทำ Virtual Recruiting และ Onboarding กลายเป็นมาตรฐานที่ HR ต้องรับมือ คนทำงานรุ่นใหม่เริ่มคาดหวังประสบการณ์ที่ราบรื่น ตั้งแต่กระบวนการสมัครงานไปจนถึงวันเริ่มงาน ซึ่งไม่ใช่แค่เรื่องเอกสารหรือระบบ แต่คือ ความรู้สึกว่าเป็นส่วนหนึ่งของทีมตั้งแต่วันแรก
หลายองค์กรพบว่า แม้จะให้เครื่องมือครบ แนะนำทีมครบ แต่พนักงานใหม่กลับรู้สึกโดดเดี่ยว เพราะไม่มีปฏิสัมพันธ์ที่สร้างความผูกพัน และนี่คือสิ่งที่อาจทำให้ retention ลดลง หรือความพึงพอใจต่อบริษัทต่ำ
ปัญหาที่ HR เจอเมื่อต้อง Onboard แบบ Virtual
ในยุคที่ AI recruiting และระบบ Virtual Interview กำลังเข้ามาแทนบางขั้นตอนของการสรรหา การ Onboarding ออนไลน์ กลับกลายเป็นความท้าทายใหม่
- Candidate Experience ลดลง: พนักงานใหม่ไม่รู้จักใครในทีมจริง ๆ แม้ระบบจะแนะนำชื่อหรือแชทไลน์ก็ไม่ช่วยให้รู้สึก “เข้าทีม”
- ความเข้าใจบทบาทไม่ชัดเจน: การสื่อสารแบบออนไลน์ทำให้บางคนไม่แน่ใจเรื่องความคาดหวังของงาน
- ความสัมพันธ์กับเพื่อนร่วมงานน้อยลง: การเจอหน้าจริงน้อย ทำให้เกิดช่องว่างในความสัมพันธ์ และลดความร่วมมือระหว่างทีม
ทั้งหมดนี้สะท้อนว่า การให้เครื่องมือหรือเอกสารอย่างเดียวไม่เพียงพอ เพื่อสร้าง engagement และความผูกพันตั้งแต่วันแรก
วิธีทำให้ Virtual Onboarding มีประสิทธิภาพ
แทนที่จะพยายามคุมทุกขั้นตอนด้วยเอกสารหรือระบบ ให้เน้น ประสบการณ์และความรู้สึกของพนักงานใหม่
- เริ่มจากการรู้สึกเป็นส่วนหนึ่งของทีม: ใช้กิจกรรมออนไลน์ที่ไม่เป็นทางการ เช่น Coffee Chat, Virtual Team Building หรือ Welcome Call ที่ให้พนักงานได้เจอเพื่อนร่วมงานแบบสบาย ๆ
- ชัดเจนเรื่องบทบาทและเป้าหมาย: แนะนำงานจริง ๆ ให้เห็นภาพ รวมถึง KPI และการสื่อสารความคาดหวังอย่างชัดเจน
- มี Mentor หรือ Buddy ช่วยพนักงานใหม่: ให้พนักงานมีคนถามได้ทุกเรื่อง และรู้สึกไม่โดดเดี่ยว
- สื่อสารต่อเนื่องหลังวันแรก: ไม่ใช่แค่วันเริ่มงาน แต่ต้องมี Follow-up ให้รู้สึกว่า “ทีมสนใจและคอยสนับสนุน”
ด้วยแนวทางเหล่านี้ พนักงานจะรู้สึก เข้าใจทีม เข้าใจงาน และรู้สึกเชื่อมโยงกับองค์กร แม้จะเริ่มงานแบบ Virtual
สิ่งที่ HR ไทยเรียนรู้จากแนวโน้ม Virtual Recruiting
การทำงานออนไลน์เป็นเรื่องที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ และการปรับตัวของ HR เป็นกุญแจสำคัญ
- การสื่อสารสำคัญกว่าระบบ: เครื่องมือและระบบช่วยจัดการเอกสารได้ แต่ engagement ขึ้นอยู่กับการสร้างความรู้สึก
- ประสบการณ์พนักงานใหม่ = การรักษาคนเก่ง: Employee Experience ตั้งแต่วันแรก ส่งผลต่อ retention และ performance
- Hybrid Approach ช่วยได้: หากมีโอกาส การพบหน้าสักครั้งช่วยให้ความสัมพันธ์แน่นขึ้น และ Virtual onboarding จะมีประสิทธิภาพมากกว่า
Virtual Onboarding ไม่ใช่แค่เรื่องเอกสาร แต่คือ การสร้างความสัมพันธ์และความเข้าใจตั้งแต่วันแรก หากองค์กรสามารถออกแบบกระบวนการให้พนักงานรู้สึกเป็นส่วนหนึ่งของทีม แม้จะทำงานออนไลน์ ความผูกพันและผลลัพธ์ก็ยังเกิดขึ้นได้หากองค์กรต้องการให้พนักงานใหม่ รู้สึกเป็นส่วนหนึ่งของทีมตั้งแต่วันแรก และลดเวลาที่ HR ต้องดูแลเอง
ปรึกษา Recruitment & HR Consultant จาก PRTR ฟรี! พร้อมรับข้อเสนอพิเศษสำหรับองค์กร คลิกลงทะเบียนเพื่อเริ่มกระบวนการ Onboarding อย่างมืออาชีพ
