Cybersecurity in Payroll ปกป้องข้อมูลพนักงานในโลกดิจิทัล
Data Breach ที่ไม่ใช่เรื่องของ “แผนกไอที” อีกต่อไป
องค์กรหนึ่งในต่างประเทศเคยถูกโจมตีทางไซเบอร์จากระบบ payroll ของตัวเอง เหตุการณ์นั้นทำให้ข้อมูลเงินเดือน หมายเลขบัญชีธนาคาร และเลขประจำตัวของพนักงานหลายพันคนหลุดไปอยู่บน dark web แม้บริษัทจะเร่งปิดระบบและประกาศรับผิดชอบค่าเสียหาย แต่สิ่งที่สูญเสียไปอย่างถาวรคือ “ความไว้วางใจของพนักงาน”
กรณีนี้ไม่ใช่เรื่องไกลตัวอีกต่อไป เพราะข้อมูล HR และ payroll คือหนึ่งในเป้าหมายที่แฮกเกอร์ให้ความสนใจมากที่สุดในยุคที่ข้อมูลคือสินทรัพย์ใหม่ การป้องกันไม่ให้เกิด data breach จึงไม่ใช่หน้าที่เฉพาะฝ่าย IT แต่คือความรับผิดชอบร่วมกันของทั้งองค์กร โดยเฉพาะทีม HR ที่เป็นผู้ดูแลข้อมูลพนักงานโดยตรง
ทำไม HR Software จึงกลายเป็นจุดอ่อนขององค์กร
ในอดีต HR software ถูกพัฒนาเพื่อเพิ่มความสะดวกในการจัดการข้อมูล ไม่ว่าจะเป็นการจ่ายเงินเดือน การเก็บข้อมูลภาษี หรือการจัดการสวัสดิการ แต่ในความสะดวกนั้นกลับแฝงความเสี่ยงสูง เพราะระบบเหล่านี้มักเชื่อมต่อกับฐานข้อมูลสำคัญจำนวนมาก และบางครั้งยังไม่ได้รับการอัปเดตตามมาตรฐาน cybersecurity ล่าสุด
ปัญหาที่พบบ่อยคือการใช้รหัสผ่านเดียวกันหลายระบบ การเข้าถึงข้อมูลโดยไม่ได้รับอนุญาต หรือการจัดเก็บข้อมูลแบบ unencrypted ซึ่งอาจเปิดช่องให้เกิดการโจมตีได้ง่าย การปกป้อง data protection ของ HR จึงต้องพัฒนาไปพร้อมกับเทคโนโลยี ไม่ใช่แค่เรื่องของความสะดวก แต่คือเรื่องของความปลอดภัยที่ส่งผลต่อชื่อเสียงและความน่าเชื่อถือขององค์กรโดยตรง
Payroll Data ข้อมูลเล็ก ๆ ที่มูลค่ามหาศาล
ข้อมูล payroll ขององค์กรประกอบด้วยข้อมูลส่วนบุคคลที่ละเอียดมาก ตั้งแต่เลขบัญชีธนาคาร ไปจนถึงข้อมูลการหักภาษีหรือสวัสดิการที่บ่งบอกพฤติกรรมทางการเงินของพนักงาน นี่คือข้อมูลที่มีมูลค่าสูงในตลาดมืด และอาจถูกนำไปใช้ในการโจรกรรมหรือต้มตุ๋นได้
องค์กรที่ละเลยมาตรการด้าน data protection จึงเสี่ยงต่อการถูกเรียกค่าไถ่ข้อมูล (ransomware) หรือถูกฟ้องร้องภายใต้กฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล เช่น PDPA หรือ GDPR และสิ่งที่ยากกว่าการแก้ปัญหาทางกฎหมาย คือการฟื้นความไว้วางใจของพนักงานที่รู้สึกว่าข้อมูลของตนไม่ปลอดภัย
องค์ประกอบสำคัญของ HR Software ที่ปลอดภัย
HR software ที่ดีไม่ใช่แค่ระบบที่ใช้งานง่ายหรือประมวลผลเร็ว แต่ต้องมาพร้อมมาตรฐานด้าน cybersecurity ที่รัดกุมในทุกมิติ ตั้งแต่ขั้นตอนการเข้าถึงระบบจนถึงการเก็บรักษาข้อมูล
ระบบที่ดีควรมีการเข้ารหัสข้อมูล (encryption) ทั้งในระหว่างส่งและเก็บรักษา มีระบบยืนยันตัวตนหลายขั้นตอน (multi-factor authentication: MFA) และสามารถจำกัดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลตามบทบาทของผู้ใช้งานได้อย่างละเอียด นอกจากนี้ ยังต้องมีการตรวจสอบ (audit log) และระบบแจ้งเตือนเมื่อพบความผิดปกติ เพื่อให้สามารถควบคุมและตอบสนองต่อความเสี่ยงได้ทันที
Compliance และมาตรฐานที่องค์กรไม่ควรมองข้าม
องค์กรที่ใช้ HR software ควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้ให้บริการมีมาตรฐานความปลอดภัยตามหลักสากล เช่น ISO/IEC 27001, SOC 2 Type II หรือ GDPR compliance เพื่อให้มั่นใจว่าข้อมูลพนักงานได้รับการจัดการอย่างปลอดภัย และอยู่ภายใต้กรอบกฎหมายที่ชัดเจน
ในมุมของ HR นี่ไม่ใช่แค่การป้องกันความเสียหาย แต่คือการสร้างความมั่นใจให้พนักงานรู้ว่าข้อมูลของพวกเขาได้รับการดูแลอย่างรอบคอบ และองค์กรมีความรับผิดชอบต่อความปลอดภัยในทุกขั้นตอนของการทำงาน
PRTR ยกระดับความปลอดภัยของ HR Software เพื่อองค์กรที่ไว้ใจได้
PRTR เข้าใจดีว่าความไว้วางใจคือหัวใจของการบริหารคน เราจึงพัฒนาและใช้ HR software ที่มาพร้อมมาตรฐานด้าน cybersecurity และ data protection ระดับสูงสุด เพื่อให้การจัดการข้อมูลพนักงานเป็นไปอย่างปลอดภัย ถูกต้อง และโปร่งใส
ตั้งแต่ระบบ payroll, employee management ไปจนถึง self-service portal ทุกฟังก์ชันของเราถูกออกแบบภายใต้หลักการ “security by design” ที่เน้นความปลอดภัยตั้งแต่โครงสร้างของระบบ เพื่อให้ทุกองค์กรมั่นใจว่าข้อมูลพนักงานจะได้รับการปกป้องในทุกขั้นตอนของการทำงาน
อย่ารอให้ปัญหา data breach เกิดขึ้นก่อนถึงจะเริ่มป้องกัน
ปรึกษาผู้เชี่ยวชาญด้าน HR Software และ Payroll จาก PRTR ฟรีวันนี้ คลิกลงทะเบียน
