Outsourcing กับหนังสือรับรองเงินเดือน: HR ต้องรู้ก่อนเลือกพาร์ตเนอร์
หลายองค์กรใช้บริการ Outsourcing เพื่อดูแลพนักงานสัญญาจ้าง แต่เมื่อถึงเวลาที่พนักงานขอหนังสือรับรองเงินเดือน หรือเอกสารประกอบการขอสินเชื่อ ข้อสงสัยก็เกิดขึ้นทันที: ใครควรเป็นผู้รับผิดชอบ การออกเอกสารนี้ควรอยู่ที่ HR ของบริษัทต้นสังกัด หรือบริษัท Outsourcing ที่จัดการพนักงาน? และถ้าเอกสารถูกล่าช้าหรือไม่ครบ จะส่งผลอย่างไรต่อพนักงานและองค์กร
เรื่องเหล่านี้ไม่ได้เป็นเพียงเรื่องเอกสาร แต่สะท้อนถึงความน่าเชื่อถือขององค์กร การจัดการที่ชัดเจนจะสร้างความมั่นใจให้พนักงานและผู้ร่วมธุรกิจ ในขณะที่ความสับสนสามารถทำให้ความสัมพันธ์ระหว่าง HR กับพนักงานตึงเครียดได้
Outsourcing ไม่ใช่แค่ส่งคนทำงาน แต่ต้องเข้าใจระบบ HR
หลายองค์กรเข้าใจผิดว่าการจ้าง บริษัท Outsourcing หมายถึงการส่งมอบหน้าที่ทั้งหมดให้ภายนอก แต่ความจริงคือ การออกเอกสารเกี่ยวกับรายได้ เช่น หนังสือรับรองเงินเดือน ยังคงเชื่อมโยงกับชื่อขององค์กรต้นสังกัดโดยตรง
บริษัท Outsourcing ที่มีประสิทธิภาพจะสามารถ:
- จัดทำเอกสารที่เกี่ยวข้องกับพนักงานในระบบของตน
- รับคำร้องจากพนักงานแทน HR ของบริษัทต้นสังกัด
- ประสานงานกับองค์กรต้นสังกัดหากเอกสารมีผลทางกฎหมายหรือการตรวจสอบ
แต่ไม่ใช่ทุกบริษัทจะทำครบทุกขั้นตอน หากไม่มีการกำหนดขอบเขตหน้าที่ให้ชัดเจน อาจเกิดปัญหาเอกสารล่าช้า หรือพนักงานไม่สามารถใช้เอกสารในเวลาที่ต้องการได้
กรณีศึกษา: พนักงานเสียสิทธิ์สินเชื่อเพราะระบบไม่ชัดเจน
องค์กรค้าปลีกแห่งหนึ่งในกรุงเทพ ใช้บริการ Outsourcing สำหรับพนักงานสัญญาจ้างในแผนกขนส่ง หนึ่งในพนักงานต้องการหนังสือรับรองเงินเดือนเพื่อยื่นสินเชื่อธนาคาร แต่เอกสารถูกล่าช้า
- HR ของบริษัทต้นสังกัดแจ้งให้ไปขอจากบริษัท Outsourcing
- บริษัท Outsourcing ตอบว่ารอการแจ้งจาก HR ต้นสังกัด
ผลลัพธ์: พนักงานเสียสิทธิ์สินเชื่อ ธนาคารตั้งข้อสังเกตว่าองค์กรไม่มีความเป็นมืออาชีพ และ HR ต้องรับแรงกดดัน ทั้งที่ไม่ได้เป็นผู้รับผิดชอบโดยตรง
กรณีนี้ชี้ให้เห็นว่าการใช้ Outsourcing ต้องมาพร้อมระบบที่ชัดเจน ไม่ใช่เพียงส่งคนมาทำงาน
HR ต้องเตรียมอะไรเมื่อใช้ Outsourcing
เพื่อป้องกันปัญหาแบบกรณีศึกษา HR ควรกำหนดขอบเขตหน้าที่ใน สัญญาหรือ Service Agreement โดยเฉพาะในเรื่องเอกสารที่เกี่ยวข้องกับรายได้ เช่น
- หนังสือรับรองเงินเดือน
- สลิปเงินเดือนย้อนหลัง
- เอกสารประกอบการยื่นกู้หรือภาษี
นอกจากนี้ ควรกำหนด SLA (Service Level Agreement) ให้ชัดเจนว่าเอกสารต้องออกภายในกี่วันหลังจากพนักงานแจ้งเรื่อง และควรมีช่องทางให้พนักงานติดตามสถานะเอกสารได้เอง เพื่อลดความสับสน
สิ่งเหล่านี้ไม่ใช่รายละเอียดปลีกย่อย แต่คือระบบความไว้วางใจที่จะสะท้อนถึงความเป็นมืออาชีพขององค์กร
Outsourcing ที่ดีต้องเป็นพาร์ตเนอร์ด้าน HR ไม่ใช่แค่ผู้จัดหาพนักงาน
บริการ Outsourcing ที่มีคุณภาพสูงจะไม่รอให้พนักงานต้องถามหลายฝ่าย แต่จะออกแบบ Flow การบริการที่ชัดเจน ให้พนักงาน, HR และผู้บริหารรู้ว่า
- ใครทำอะไร
- ทำเมื่อไหร่
- เอกสารใดต้องผ่านขั้นตอนไหน
เป้าหมายของ Outsourcing ไม่ใช่เพียงลดงาน HR แต่คือ เพิ่มประสิทธิภาพระบบบริหารคน ให้พนักงานไม่รู้สึกว่าเป็นแค่พนักงานสัญญาจ้าง
หากองค์กรกำลังมองหา Outsourcing ที่ เข้าใจระบบ HR ทั้งเอกสารและประสบการณ์ของพนักงาน, PRTR พร้อมเป็นพาร์ตเนอร์ที่จัดการให้ครบ ตั้งแต่การลงชื่อ, วันลา, ไปจนถึงเอกสารสำคัญในวันสำคัญ
เพราะทุกพนักงานควรได้รับการดูแลอย่างเป็นระบบ ไม่ว่าจะอยู่ในสัญญาแบบใด
